主管需要知道自己的部門(mén)中發(fā)生了什么事情。沒(méi)有人喜歡令自己措手不及的事。事實(shí)上， 主管得到“缺乏效率”的名聲的原因之一就是時(shí)不時(shí)給管理層來(lái)個(gè)措手不及。避免措手不及的辦法是建立部門(mén)內部的溝通系統，以使主管掌握每一個(gè)情報。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責中的一部分。主管必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們在提供必要信息方面的作用。主管就是他們的老師。

　　下面的程序會(huì )使基層員工成為更有效的溝通者：

　　1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認識到自己對組織的價(jià)值。

　　2.具體說(shuō)明需要什么樣的信息。如果你對你所希望的東西沒(méi)說(shuō)清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。

　　3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫(xiě)信息，要比白手起家寫(xiě)出一份完整的報告簡(jiǎn)單的多。

　　4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。

　　5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會(huì )知道自己是在做無(wú)用功。

　　6.當報告遲交時(shí)很快作出反應。讓員工知道拖延是一個(gè)很?chē)乐氐膯?wèn)題(如果員工有辯解 要仔細傾聽(tīng)，或許你需要在什么地方做些“修補”，可能這名員工未能按時(shí)完成報告的原因在于另一名員工未能及時(shí)提供必要的材料)。

　　7.敞開(kāi)你的大門(mén)。要讓員工感到他們能在未釀成嚴重問(wèn)題之前，向你說(shuō)明初露頭角的問(wèn)題所在。

　　8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當的時(shí)候， 向他們表達：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購單。干得真不錯!我們的業(yè)務(wù)量在不斷增長(cháng)。也許需要給你們配制一些速度更快的計算機了�！�

　　如果專(zhuān)業(yè)主管疏忽了一些小細節，會(huì )成為和員工溝通的障礙。主管與員工溝通的藝術(shù)：

　　注意態(tài)度和情緒控制

　　成功的專(zhuān)業(yè)主管不隨波逐流或唯唯諾諾。他們有自己的想法與作風(fēng)，但是很少對別人吼叫、謾罵或爭辯。他們的共同點(diǎn)是自信，有自信的人常常是最會(huì )溝通的人。此外，主管在溝通時(shí)也要注意情緒控制，過(guò)度興奮和過(guò)度悲傷的情緒都會(huì )影響信息的傳遞與接受，盡可能在平靜的情緒狀態(tài)下與對方溝通，才能保證良好的溝通效果。

　　善于詢(xún)問(wèn)與傾聽(tīng)

　　在溝通中，當對方行為退縮，默不做聲或欲言又止的時(shí)候，可用詢(xún)問(wèn)引出對方真正的想法，去了解對方的立場(chǎng)以及對方的需求、愿望、意見(jiàn)與感受。這時(shí)主管可以以聊天的方式開(kāi)頭，“最近工作如何?”“公司最近比較忙累不累?”等。這樣一方面為要說(shuō)的話(huà)鋪路，另一方面還可營(yíng)造比較自然的談話(huà)氣氛。主管積極的傾聽(tīng)可是對方對自己產(chǎn)生好感，從而誘導員工發(fā)表意見(jiàn)。

　　但是有些主管只是不斷地說(shuō)，從來(lái)不管下屬的心情。這種主管不僅無(wú)法了解到任何情況，而且員工在面對這種永無(wú)止境的演講時(shí)，通常會(huì )覺(jué)得興趣索然。主管除了要注意仔細聆聽(tīng)外，也要注意簡(jiǎn)單的復述已聽(tīng)到的部分，以確定沒(méi)有聽(tīng)錯下屬的意思。這么做是讓員工知道主管真的在乎他們的談話(huà)。

　　莫誤用身體語(yǔ)言

　　身體語(yǔ)言在溝通過(guò)程中非常重要，有50%以上的信息可能是通過(guò)身體語(yǔ)言傳遞的。主管人員的眼神、表情、手勢、坐姿都可能影響溝通。主管人員專(zhuān)注凝視對方還是低著(zhù)頭或是左顧右盼顯然會(huì )造成不同的溝通效果。主管人員坐姿過(guò)于后仰會(huì )給下屬造成高高在上的感覺(jué)，而過(guò)于前傾又會(huì )對下屬形成一種壓力。因此，主管人員要把握好身體語(yǔ)言的尺度，盡可能的讓對方別感到緊張和不舒服。只有讓對方盡可能的放松，才能讓他說(shuō)出真實(shí)的感受。

　　向員工表達關(guān)心

　　在溝通過(guò)程中，員工在意的不是主管聽(tīng)到了多少，而是主管聽(tīng)進(jìn)去了多少。如果主管沒(méi)有真心聆聽(tīng)員工所說(shuō)的話(huà)，員工就會(huì )覺(jué)得主管根本不在乎他們，同樣他們也會(huì )變得不在乎主管或主管說(shuō)的話(huà)，如此就形成了溝通的惡性循環(huán)。主管在溝通中不僅要善于“表達自我”，更要注意“體諒對方”。體諒就是要設身處地為對方著(zhù)想，并且體會(huì )對方的感受與需要。由于你的了解和尊重，對方也會(huì )體諒你的立場(chǎng)與好意，因而做出積極而合適的回應。